Як правильно написати повідомлення (зразок): види та правила складання. Повідомлення Повідомлення про направлення трудової книжки поштою
На території Російської ФедераціїТрудова книжка є основним документом, що служить для підтвердження стажу та факту виконання посадових обов'язків громадянином. Досягнення зазначених цілей нормативними актами Росії детально прописано порядок ведення, зберігання та видачі названого формуляра працівникам. Якщо громадянин відмовляється від отримання книжки або відсутня на роботі, то такій особі необхідно надіслати повідомлення про явку за трудовою книжкою.
Повідомлення про явку за трудовою книжкою
Трудова книжка
Статтею 65 ТК РФ прямо передбачено, новий працівник під час оформлення працювати повинен представити підприємству свою трудову книжку.
Винятком із цього правила є випадки:
- першого оформлення громадянина працювати;
- відсутності у претендента формуляра у зв'язку з його псуванням, втратою.
За наявності будь-якої із зазначених причин організація чи підприємець видає працівникові трудову книжку.
Названий документ перебуває у роботодавця на весь період виконання фізичною особою посадових обов'язків та повертається громадянину лише у разі його звільнення.
Усі записи до трудової книжки повинні вноситися у суворій відповідності до формулювання закону та розпорядчих документів підприємства.
Ведення, зберігання та заповнення формулярів здійснюється у суворій відповідності до приписів Правил, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225, а також Інструкцією, введеною в дію Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69.
Недотримання розпоряджень, що містяться у вищеназваних нормативних актах, може спричинити псування трудової книжки або визнання записів, що містяться в ній, недійсними.
Видача трудової книжки під час звільнення
Статтею 84.1 ТК РФ встановлено порядок дій сторін трудового договору за його розірвання.
У день звільнення громадянина, який є його останнім робочим днем, підприємством видається наказ про розірвання трудового договору, з яким фізична особа має бути ознайомлена під підпис.
Цього ж дня громадянину видаються всі належні йому кошти та трудова книжка, що містить необхідні записи та позначки.
Відповідно до пункту 35 Правил, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225, всі відмітки, зроблені підприємством у трудовій книжці, мають бути засвідчені:
- підписом посадової особи;
- печаткою компанії;
- власноручним підписом колишнього співробітника.
Як випливає з розпоряджень пункту 41 вищеназваних Правил, фізична особа, яка отримує свою трудову книжку, зобов'язана підтвердити факт її видачі шляхом проставлення підписів в особистій картці та журналі обліку відповідних формулярів.
Без зазначених позначок роботодавець ризикує зазнати негативних наслідків, пов'язаних із невидачею трудової книжки.
Працівник не отримав трудової книжки
Насправді нерідкі випадки звільнення працівників, конфліктуючих із підприємством і відмовляються від отримання трудової книжки. Також співробітник може бути відсутнім на місці у свій останній робочий день.
У разі настання вищезгаданих подій норми законодавчих актів Російської Федерації містять вичерпні інструкції, що передбачають необхідні дії підприємства.
Вказує, що якщо звільнений співробітник не забирає трудову книжку, то підприємство має надіслати йому рекомендованим листом з описом вкладення повідомлення про необхідність з'явитися за формуляром або погодитися на його направлення поштовим зв'язком.
Пунктом 36 Правил, введених у дію Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225, передбачено обов'язок підприємства направити колишньому співробітникові письмове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.
Таке повідомлення має бути вручено колишньому співробітнику до рук, що підтверджується його розпискою із зазначенням дати отримання повідомлення.
Якщо підприємство проігнорує описаний обов'язок і не направить громадянину повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою, то роботодавець може бути притягнутий до відповідальності за невидачу формуляра. Розмір таких негативних наслідківвизначається неотриманим заробітком за період з моменту звільнення до дати вручення трудової книжки або спрямування повідомлення.
Не допускається затримка видачі чи невидача фізичній особійого трудової книжки з вини роботодавця. Крім того, що на підприємство можуть бути накладені фінансові санкції, воно має змінити дату звільнення працівника. Зазначені наслідки прямо випливають із змісту пункту 35 Правил, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225.
Зразок повідомлення про вручення трудової книжки
Встановлюючи загальний порядок дій роботодавця у разі відмови співробітника від отримання трудової книжки, положення ТК РФ не передбачають зразки необхідних документів.
Не розроблено приклади відповідних повідомлень і в Правилах, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 16.04.2003 N 225, та в Інструкції, введеної в дію Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69.
З урахуванням суттєвих санкцій за невидачу трудової книжки зміст повідомлення про необхідність її отримання набуває особливого значення.
Як випливає з буквального тлумачення статті 84.1 ТК РФ, повідомлення працівника має містити:
- прізвище, ім'я, по батькові громадянина;
- його адресу проживання;
- найменування підприємства, яке спрямовує повідомлення;
- вихідний номер та дату;
- дату звільнення працівника;
- вказівку на факт неотримання трудової книжки;
- інформацію про необхідність з'явитися до роботодавця для отримання формуляра або надати письмову згоду на його надсилання поштовим зв'язком;
- адресу для прибуття громадянина та висилки відповіді, а також режим роботи;
- прізвище, ім'я, по батькові та підпис відповідального співробітника;
- друк роботодавця.
Наявність описаних реквізитів дозволить стверджувати про належне сповіщення колишнього працівника.
Незважаючи на те, що трудова книжка – це один із найважливіших документів, не всі працівники відповідально до цього ставляться. Тому легко можуть забути трудову книжку колишнього роботодавця.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Нерідко й обставини складаються отже людина просто неспроможна забрати трудову.
Але що робити керівникові, адже залишений документ необхідно повернути, інакше роботодавцю загрожує серйозний штраф і навіть виплата компенсації співробітнику?
Що каже закон?
Роботодавець в жодному разі не повинен утримувати у себе трудову книжку звільненого співробітника довше 3 днів.
Якщо працівник не забирає документ, роботодавець зобов'язаний нагадати йому про це в письмовій формі.
Для цього необхідно лише надіслати йому відповідне повідомлення та попросити забрати трудову книжку.
Нормативна база
Отримання працівником трудової книжки регулюють такі нормативні документи, як Трудовий кодексРФ, Кодекс про адміністративні правопорушення та Правила ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затв. пост. Уряди РФ від 16.04.2003 № 225.
У яких випадках потрібно?
Трудова книжка має бути передана співробітнику в останній робочий день ().
Але буває ситуації, коли працівник не може чи не хоче забирати документ. Тоді як утримання трудової книжки для роботодавця може призвести до серйозних проблем.
Перше, що мають зробити у відділі кадрів, це надіслати йому письмове повідомлення. І вже на підставі цього документа вирішуватиме, що робити з трудовою книжкою.
Розірвання трудового договору
Працівнику обов'язково повинні віддати його трудову книжку із внесеним до неї відповідним записом (ст. 84 ТК РФ).
Якщо працівник не з'явився у свій останній робочий день і не забрав документ, роботодавець повинен одразу надіслати йому повідомлення.
При цьому повідомлення має бути надіслано таким чином, щоб потім можна було підтвердити його надсилання.
Для цього необхідно зробити опис вкладеного та подбати про повідомлення про отримання листа.
Звільнення засудженого працівника
Що робити, якщо працівника засудили за злочин і його було звільнено на підставі вироку суду, але трудова книжка залишилася у роботодавця?
Її обов'язково необхідно повернути власнику, навіть попри його становище. Загалом законодавство передбачає відправлення повідомлення до виправної колонії.
Засуджений співробітник повинен або дати згоду на пересилання документа поштою, або отримання трудової довіреною особою.
Але для цього буде потрібна нотаріально засвідчена. Що стосується засудженим співробітником, таку довіреність може запевнити начальник колонії (ст. 185 ДК РФ).
Працівника забрали до армії
Якщо співробітника , трудовий договір із нею автоматично припиняє своє існування (ст. 83 ТК РФ). Отже, отримати свою трудову книжку може в установленому законом порядку.
Якщо ж працівник не забрав її у встановлений законом термін, роботодавець надсилає йому рекомендованим листом повідомлення про отримання документа. Якщо власник не може забрати його, документ віддають довіреній особі.
У зв'язку зі смертю
Отримати документ померлого працівника мають право родичі.
Вони можуть зробити це особисто, залишивши розписку або отримавши документ поштою.
Якщо за трудовою книжкою ніхто не звертається, роботодавець зобов'язаний надіслати відповідне повідомлення одному із родичів.
Небажання співробітника отримати книжку на руки
Якщо звільнений працівник сам відмовляється забирати свою трудову книжку, роботодавець надсилає йому листа про отримання документа.
У ньому обов'язково має бути пункт про пересилання документа поштою. Крім цього, він має право скласти акт про відмову.
Приклад складання акта про відмову працівника отримати трудову книжку Оформлення повідомлення про отримання трудової книжки
Як написати такий лист?
Щоб правильно оформити документ, необхідно вказати у ньому такі дані:
- найменування та реквізити організації;
- Номер документа;
- дата створення;
- ПІБ співробітника;
- адресу, на яку буде надіслано листа;
- назва документу;
- прохання забрати документ;
- пропозиція надіслати документ поштою;
- підпис посадової особи та печатку підприємства.
Покрокова інструкція
Саме співробітники відділу кадрів зобов'язані підготувати повідомлення про отримання трудової книжки.
Воно складається в кількох примірниках, один з яких відправляється поштою, а другий – в обов'язковому порядку має бути підшитий в особисту справу працівника.
У документі вказується вся необхідна інформація і обов'язково має бути прохання забрати документ.
При написанні листа важливо скласти опис вкладення, щоб потім були докази його надсилання.
Також необхідно, щоб надійшло повідомлення про отримання листа адресатом.
Зразок та форма
Особливої форми цього документа законодавством не затверджено. Кожен роботодавець має право розробити власний бланк повідомлення.
Типовий зразок сповіщення зазвичай виглядає так:
Приклад повідомлення Яким числом та в які терміни потрібно оформити?
Відповідно до законодавства РФ листа про отримання документа необхідно відправити співробітнику пізніше наступного ранку після його останнього робочого дня.
Цю процедуру краще не затягувати, інакше таким зволіканням може скористатися співробітник та звернутися до суду.
І тоді роботодавцю доведеться компенсувати весь час, коли колишній працівник перебував без трудової книжки і не міг влаштуватися на роботу.
Способи направлення документа
Сповіщення можна надіслати поштою.
У жодному разі не можна відправляти разом із повідомленням і трудову книжку:
- по-перше, це можна зробити лише за згодою власника документа;
- по-друге, трудова книжка може легко загубитися.
Лист слід надсилати рекомендованим листом і простежити, щоб надійшло повідомлення про те, що адресат його отримав.
Тоді у суді працівник уже не зможе довести, що нічого не отримував.
Зняття відповідальності з роботодавця
Як тільки роботодавець надсилає колишньому співробітнику повідомлення про отримання трудової книжки рекомендованим листом, він знімається із себе відповідальність за затримку документа.
Також роботодавець перестає відповідати після складання акта про відмову.
Коли пересилати трудову книжку?
Роботодавець може легко надіслати документ поштою, тільки якщо на це дав згоду її власник.
Нерідко пересиланням документа користуються, коли працівник не може забрати його з поважних причин. Це може бути переїзд в інше місто тощо. Для цього роботодавець повинен піти до найближчого поштового відділення та надіслати трудову книжку рекомендованим листом.
Нерідко за трудовою книжкою приходять родичі працівника. Особливо це роблять дружини тих, кого звільнили за порушення трудової дисципліни.
Але у третьої особи обов'язково має бути оформлена відповідна письмова довіреність. Без неї передача трудової книжки навіть найближчому родичу вважається незаконною.
До того ж, якщо документ одержує довірену особу, то їй слід поставити особистий підпис та вказати реквізити довіреності.
Нерідко кадрові співробітники знімають з доручення копію та пришивають у особисту справу звільненого працівника.
У яких випадках оформляється акт про відмову?
Якщо працівник не має наміру забирати свій документ, роботодавець має право створити документ про відмову.
Це необхідно для того, щоб власник документа не зміг вимагати від роботодавця компенсацію через суд. Для цього потрібно мати кількох свідків, які можуть підтвердити, що працівник не забрав трудову.
Встановленої форми акта немає, тому його можна написати в довільній формі.
Якщо працівник вчинив щодо роботодавця якісь протиправні дії, що свідчать про його небажання забирати свій документ, їх також описують у акті.
Керівник компанії не тільки не має права утримувати бланк працівника, а й несе відповідальність за це. Затримка видачі документа під час звільнення співробітника може бути розцінена як адміністративне правопорушення. У такому разі роботодавцю доведеться відповідати відповідно до п. 1 і сплачувати штраф до 50 000 рублів. Крім того, компанію можуть зобов'язати відшкодувати співробітнику матеріальні збитки на підставі статті 234 ТК РФ.
Судова практика
Судова практикау цій сфері суперечлива. Так, згідно з Апеляційним ухвалою Верховного суду Республіки Марій Ел від 24.07.2018 у справі № 33-1207/2018, на компенсацію може претендувати працівник, лише якщо доведе, що:
- намагався працевлаштуватися без трудового;
- потенційні роботодавці йому відмовляли через відсутність документа про трудовий стаж.
Зазначимо, що аналогічні висновки містяться ще в Апеляційній ухвалі Воронезького обласного суду від 08.02.2018 у справі № 33-988/2018, Апеляційній ухвалі Санкт-Петербурзького міського суду від 04.04.2017 № 33-67/4 2016, Апеляційне ухвалу Нижегородського обласного суду від 06.02.2018 у справі № 33-771/2018, інших рішеннях.
Натомість є й інша позиція. Наприклад, в Апеляційному ухвалі Свердловського обласного суду від 09.11.2017 у справі № 33-19615/2017 заявлено, що невидача трудової книжки своєчасно — обставина, яка позбавляє працівника можливості працевлаштуватися. І жодних доказів для отримання компенсації за затримку документа пред'являти не треба. Такий підхід можна знайти також в Апеляційному ухвалі Верховного суду Республіки Башкортостан від 27.09.2016 у справі № 33-19280/2016, Апеляційній ухвалі Самарського обласного суду від 15.03.2016 у справі № 32-16.
Алгоритм дій роботодавця
Щоб убезпечити себе, кадровому фахівцю необхідно знати, як діяти у різних ситуаціях:
- Якщо працівник з'явився в останній робочий день і отримав документи на руки, необхідно зафіксувати факт їх своєчасного вручення. Зокрема, співробітник розписується у книзі обліку трудових книжок та особистій картці.
- Якщо працівник не прийшов за документом, кадровику передусім потрібно зафіксувати цей факт документально та проставити позначку у .
- Після цього слід направити громадянинові повідомлення про необхідність отримати трудову книжку (зразок наведено у статті) особисто або дати згоду на її пересилання поштою. З моменту відправлення листа на замовлення роботодавець не несе відповідальності за затримку видачі бланка. Пам'ятайте, що направлення документа поштою без отримання попередньої згоди його власника є порушенням ст. 84.1 ТК РФ.
Документ надсилається рекомендованим листом з описом вкладення та з повідомленням про вручення. І не варто заощаджувати на таких додаткових послугах, як опис вкладення та повідомлення про вручення. Судова практика показує, що це допоможе довести виконання роботодавцем своїх обов'язків. Конкретний приклад – Апеляційна ухвала Свердловського обласного суду від 07.09.2018 у справі № 33-15689/2018. З матеріалів справи випливає, що працівник попросив надіслати йому трудову книжку поштою. Коли лист надійшов, у конверті документа не було. На цій підставі працівник звернувся до суду та вимагав виплатити компенсацію. Роботодавцю довелося заплатити, бо суду було надано квитанцію про відправку листа, але доказів, що в ньому була трудова книжка колишнього працівника, не знайшлося: під час відправлення опис вкладення не складався.
Якщо після відправлення рекомендованого листа від співробітника, що звільнився, не отримано письмову згоду на відправлення трудової книжки поштою, то її слід зберігати у відділі кадрів підприємства у спеціально відведеному для цього сейфі до моменту видачі співробітнику. Встановлений термін зберігання документа становить 75 років.
Станом на: 28.04.2010
Журнал: Довідник кадровика
Рік: 2010
Автор: Андрєєва Валентина Іванівна
Тема: З ініціативи роботодавця, З інших підстав, Тимчасовий переклад на іншу роботу, Постійне переведення на іншу роботу, Зміна умов трудового договору, Оплата праці
Рубрика: Кадрове діловодство
Нерідко у співробітників відділу кадрів виникає потреба надати інформацію як працівникам компанії, так і третім особам. Причому здебільшого бажано мати можливість підтвердити, що обов'язок щодо надання інформації виконано. Допомогти в цьому може документ – повідомлення. Незважаючи на те, що його створення трудовим законодавством не передбачено, кадровикам цей документ добре знайомий. Давайте розглянемо, у яких ситуаціях доцільно створювати повідомлення та які основні правила його оформлення.
Що таке повідомлення, закон прямо не пояснює. Тим часом в окремих випадках представнику роботодавця наказується надіслати повідомлення про будь-яку певну особу або отримати таке повідомлення.
КОЛИ СТВОРЮЄМО ПОВІДОМЛЕННЯ?
Основне питання, яке виникає у працівників кадрової служби: у яких ситуаціях необхідно письмово повідомляти працівників чи інших осіб, а коли достатньо їх інформувати усно?
Словник кадровика
Визначимо основні випадки, коли працівники кадрової служби оформлюють повідомлення.
Випадок перший.Повідомлення створюється, як у Трудовому кодексі РФ закріплено обов'язок роботодавця надати певну інформацію працівникові, виборному органу первинної профспілкової організації чи іншій особі. У цьому в ТК РФ використано кілька позначень випадків, у яких потрібно оформити повідомлення. Так, роботодавець у певних ситуаціях повинен «повідомити», «повідомити», «повідомити», «попередити» про щось працівника чи іншу особу, причому посилання на письмовий вид оформлення таких дій зроблено в законі не завжди. Обов'язки роботодавця, передбачені ТК РФ, і навіть зміст повідомлень наведено у таблиці 1.
Зверніть увагу: окремі норми Кодексу прямо наказують повідомляти працівника про щось під розпис. Вочевидь, що у випадках, і навіть коли ТК РФ передбачає «письмове повідомлення», «писемне повідомлення», «писемне повідомлення» і «писемне попередження», оформлення відповідного документа обов'язково. В інших випадках посилання на письмову форму повідомлень немає, але на практиці працівники кадрової служби вважають за краще інформувати працівників або інших осіб письмово, щоб роботодавець мав документальне підтвердження виконання його обов'язків.
Випадок другий.Обов'язки роботодавця направляти певну інформацію до органів державної влади чи органи місцевого самоврядування передбачені федеральними законами. Основні випадки, у яких від роботодавця потрібно письмово повідомити про що-небудь відповідні організації, наведено у таблиці 2.
Випадок третій.Повідомлення можуть надсилатися працівникам і в тих випадках, коли протягом трудових відносин виникають ситуації, які дозволяються «за згодою працівника» або «за згодою сторін» трудового договору.
У статті «Документ: заява» ми зазначали, що у подібних випадках працівнику не потрібно оформляти заяву, оскільки не йдеться про прохання працівника на вчинення роботодавцем будь-яких дій. Сторонами трудових відносин має бути зафіксовано згоду працівника на будь-що або угоду сторін, і це може бути зроблено в такий спосіб.
Зверніть увагу!
Найчастіше Трудовий кодекс РФ вимагає, щоб згоду працівника було виражено у письмовій формі
1. Необхідно повідомити працівника про можливість або необхідність вчинення певних дій, як правило, спрямованих на зміну умов, визначених сторонами трудового договору;
2. Отримати згоду працівника на таку зміну (або зафіксувати відмову працівника).
Ситуації, в яких потрібно отримати згоду працівника, а також зміст повідомлень, перераховані в таблицях 3 і 4.
Бажано, щоб випадки створення та правила оформлення повідомлень, що надсилаються працівникам та іншим особам, були зафіксовані роботодавцем на локальному рівні, наприклад, в Інструкції з кадрового діловодства (Додаток 1).
ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ
Повідомлення, які оформлюють працівники кадрової служби, можна розділити на дві групи.
Повідомлення, надіслані юридичним особам та громадянам, які не працюють в організації
Такі повідомлення оформлюються на бланку листа. Правила оформлення службових листів ми розглянули у попередньому номері «Довідника кадровика», тому не будемо на них зупинятись.
Повідомлення можуть оформлятися також на стандартному аркуші паперу та надсилатися адресату з супровідним листом (Додаток 3). Такий спосіб оформлення найчастіше застосовується тоді, коли існує обов'язкова чи рекомендована форма спрямування відомостей.
Повідомлення, надіслані працівникам організації
Для оформлення таких повідомлень роботодавцем може бути розроблений бланк повідомлення, який містить реквізити: найменування організації та найменування виду документа.
Найменування організації вказується в бланку листа у суворій відповідності до найменуванням, закріпленим в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. За наявності скороченого найменування організації спочатку вказується повне найменування, та був, нижче чи його, скорочене (у дужках).
Назва виду документа вказується на всіх службових документах, крім листів. Найменування виду документа пишеться після найменування організації великими літерами, наприклад: ПОВІДОМЛЕННЯ.
У бланку повідомлення позначаються місця розташування змінних реквізитів: дата документа та його реєстраційний номер.
Як правило, реквізити бланка сповіщення мають кутове розташування.
ДатаПовідомлення показує час його підписання. Дата підписання, а також дати, що містяться в тексті повідомлення, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в одному рядку у наступній послідовності: число, місяць, рік. Число та місяць оформлюються двома парами арабських цифр, розділених крапкою, а рік позначається чотирма цифрами, наприклад: 15.03.2010. Після написання дати цифровим способом не ставиться буква «г» з точкою або просто точка, крім випадку, коли датою закінчується пропозиція.
Допускається і словесно-цифровий спосіб оформлення дати, коли після цифр, що позначають рік, обов'язково пишеться буква «г» з точкою або слово «рік», наприклад: 15 березня 2010 р. або 15 березня 2010 року.
Реєстраційний номер- це цифрове або літерне позначення, що присвоюється кожному вихідному (відправляється), внутрішньому і вхідному документу, що надійшов, при його реєстрації. Реєстрація документів ведеться відповідно до прийнятої в організації системи індексації, основу якої складає порядковий номер документа. Залежно від виду документа до порядкового номера можуть бути додані й інші складові. Наприклад, при реєстрації повідомлень може застосовуватися буквенно-цифрова індексація: 111-у.
Повідомлення містить такі реквізити: адресат, заголовок тексту, текст, підпис.
Адресат.Повідомлення – внутрішній документ, який адресується працівнику, що працює в організації. При кутовому розташуванні реквізитів бланка повідомлення у верхньому правому кутку зазначаються: найменування структурного підрозділу, де числиться працівник, найменування посади (професії, спеціальності), його прізвище та ініціали (у давальному відмінку).
Нагадаємо, що в повідомленнях, які оформлюються на бланку листа, відомості про адресата заповнюються за іншими правилами.
Для швидкого та точного сприйняття відомостей, включених до документа, прийнято коротко формулювати його зміст у вигляді заголовок тексту.Заголовок має бути коротким і точно передає зміст тексту документа. Заголовок граматично узгоджується з найменуванням виду документа та в повідомленнях зазвичай починається з прийменника «про» або «про».
Текст повідомленнямістить інформацію про трудові відносини, яку необхідно надати працівникові у певних законом випадках. Особливості змісту деяких повідомлень, що оформлюються працівниками кадрової служби, представлені у таблиці 4.
Повідомлення має бути підписане керівником організації або іншою уповноваженою на це особою. До складу реквізиту «Підпис»входять: найменування посади особи, яка підписала повідомлення, особистий підпис та його розшифрування.
РУХ ДОКУМЕНТА
Для всіх документів, що вимагають обліку, виконання та використання з довідковою метою, обов'язкова реєстрація. Так називається запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28).
Повідомлення реєструються у день підписання. Реєстраційні форми розробляються роботодавцем. Для реєстрації повідомлень зазвичай використовують:
1.
Журнал, призначений для реєстрації вихідних документів (для повідомлень, оформлених на бланку листа та надісланих до інших організацій та фізичних осіб).
2. Журнал, призначений для реєстрації внутрішніх документів (для повідомлень, надісланих працівникам організації). Це може бути журнал реєстрації декількох видів внутрішніх документів або форма, призначена лише для реєстрації повідомлень, адресованих працівникам.
Після реєстрації повідомлення, яке надсилається в організації або фізичній особі, надсилається адресату. Це можна зробити у різний спосіб: поштою, факсом, по електронній пошті. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють та здають у відділення зв'язку.
Працівник має бути ознайомлений із змістом повідомлення. Письмовим підтвердженням факту доведення повідомлення до відома працівника є віза ознайомлення. Вона починається словами «З повідомленням ознайомлений» та включає найменування посади працівника, його особистий підпис, його розшифровку та дату.
Повідомлення, адресовані працівникам, складаються, як правило, у двох примірниках. Це дозволяє вручити один екземпляр працівнику, про що у візі ознайомлення робиться відповідна позначка: «Примірник повідомлення отримав».
У візі ознайомлення працівник може також відобразити своє рішення щодо суті інформації, викладеної в повідомленні. Таке оформлення письмової згоди працівника (Додаток 4)або його відмови (Додаток 6)значно спрощує різні кадрові процедури, оскільки вимагає оформлення додаткових документів.
Виконані документи, у тому числі повідомлення, оформлюються для подальшого зберігання. Завірена копія повідомлення, надісланого поштою, підшивається у справу (Додаток 10). Якщо повідомлення було складено у двох екземплярах, у справу підшивається екземпляр роботодавця (з відміткою працівника про отримання ним свого екземпляра).
